Digitalização de Documentos

Somos especializados na implantação de tecnologias para gestão de imagens e documentos eletrônicos, levando organização e eficiência para sua Empresa.

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Tecnologia em Gestão de Documentos

Sobre nosso serviço de Gestão de Documentos

Possuímos scanners de produção de última geração e softwares altamente especializados.

A Hiperdigi se localiza em Teresina-PI. Idealizada para realizar, especificamente, serviços de Gestão de Documentos Físicos e Digitais, que incluem entre outros, os serviços de Digitalização, Guarda de Documentos e fornecimento de Software de Gestão e Acesso aos documentos físicos e digitais.

Com o crescente aumento de documentos em papel nas empresas, faz-se necessário a implantação de soluções visando o armazenamento e acesso eficientes a estes documentos. Com o objetivo de fornecer tais soluções, nossa empresa se especializou na implantação de tecnologias para a gestão de imagens e documentos eletrônicos.

Para implantar estas soluções, a Hiperdigi conta com profissionais capacitados, tais como Analistas de Sistemas, Bibliotecários, Programadores e Gestores de Documentação.

O que oferecemos para sua Empresa

Conheça a lista de serviços e soluções que a HiperDigi oferece a você. Saiba mais de nosso universo de soluções.

Tecnologia em Gestão de Documentos

Software Gerenciador

Somente digitalizar não é a solução ideal e pensando nisso a HiperDigi, além de digitalizar todos os documentos, fornece ainda, um Software de Gestão de Documentos (VDocs). Através deste software desenvolvido pela própria HiperDigi, o cliente pode ter o controle total sobre os documentos digitalizados. 

O VDocs possui uma série de funcionalidades que permitem ao cliente todo o controle de acesso aos documentos digitalizados, possuindo as seguintes funcionalidades, dentre outras:

Acesso a documentos através da rede local ou internet;
Permite criação de índices para pesquisa;
Consulta a documentos através de índices de pesquisa ou por conteúdo;
Permite atualização de documentos já existentes;
Permite a indexação de novos documentos;
Organização de documentos por classe de documentos e setores;
Organização de documentos em pastas e arquivos;
Organização de usuários por perfil;
Criação de PDF's pesquisáveis;
Restrição de acesso a documentos confidenciais;
Auditoria de documentos e usuários;

Ao instalar o software, a HiperDigi fará o treinamento de todos os usuários do sistema e também a criação de usuários e perfis de acesso. O Vdocs poderá ser modificado para atender à demanda do cliente por uma nova funcionalidade que seja necessária.

Organização de Documentos

A Hiperdigi conta com Bibliotecários e Técnicos em Biblioteconomia e Arquivos para realizar a reorganização física dos documentos.

Tecnologia em Gestão de Documentos

As seguintes atividades são realizadas:

Recomendação para adequação das instalações físicas;
Higienização da documentação;
Elaboração da Tabela de Temporalidade;
Catalogação e acondicionamento da documentação em caixas adequadas;
Indicação da destinação final dos documentos definidos pela Tabela de Temporalidade para preservação ou descarte;
Tecnologia em Gestão de Documentos

Digitalização de Documentos

A HiperDigi possui scanners de produção de alta velocidade, capazes de capturar a imagem de grande quantidade de documentos de forma rápida e eficiente.

Na digitalização de documentos as seguintes etapas são realizadas:

Preparação dos documentos (remoção de clipes e grampos, desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar documentos com legibilidade comprometida, colocar separadores por lotes, etc).
Captura da imagem dos documentos por scanner de alta velocidade e alta qualidade de digitalização.
Controle de qualidade das imagens digitalizadas: correção de desvios, remoção de bordas, remoção de marcas, eliminação de linhas verticais e horizontais, eliminação de páginas em branco, etc.
Criação de índices ou campos de pesquisa do documento
Indexação automática por código de barra; (opcional).
Indexação automática através de reconhecimento de caracteres (OCR) (opcional);
Criação de arquivos no formato PDF, TIF, JPG ou BMP;
Geração de OCR para pesquisa por qualquer palavra-chave (opcional);

Benefícios dos serviços de Digitalização de Documentos:

Mais organização e eficiência no acesso aos documentos;
Melhor atendimento ao cliente devido ao aumento da velocidade e da eficiência no acesso a documentos digitais;
Preservação dos documentos originais pois evita a manipulação dos mesmos;
Possibilita que vários funcionários acessem um mesmo documento ao mesmo tempo;
Diminuição drástica do tempo de procura de um documento;
Diminuição do uso de cópias de documentos;
Possibilita novas formas de uso, acesso e compartilhamento dos documentos;
Mais organização e aumento do espaço físico;
Redução de custos no acesso aos documentos;
Proporciona um ambiente de trabalho organizado e limpo;
Proporciona um aumento sensível de produtividade;
Segurança dos documentos em caso de incêndios, alagamentos, etc.

Guarda Física de Documentos

A HiperDigi oferece o serviço de Guarda Física de Documentos, fornecendo uma infraestrutura ampla e segura para o armazenamento. 

Tecnologia em Gestão de Documentos

A guarda física inclui os seguintes serviços:

Segurança e filmagem 24 horas;
Extintores de incêndio;
Detectores de fumaça;
Controle de pragas;
Documentos armazenados em caixas box ou caixas containers novas;
Utilização de estruturas metálicas especiais de armazenamento de arquivos, contendo identificação com código de barras para organização e controle de acesso;
Identificação das caixas com logomarca do cliente;
Entrega do documento físico quando solicitado pelo cliente.

Com este serviço o cliente da HiperDigi obtém os seguintes benefícios:

Aumento do espaço físico;
Redução de custos operacionais com acesso aos documentos;
Maior segurança na guarda dos documentos físicos;
Agilidade e praticidade na obtenção de documentos;
Segurança, rastreamento e controle sobre os documentos físicos;
O cliente mantêm o foco na sua atividade principal;
Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos, tais como aluguel, funcionários, limpeza, segurança, etc.
Redução de custos na organização, arquivamento e localização dos documentos;
Proteção contra acessos indevidos;
Evita a perda e adulteração de documentos.

SAIBA MAIS SOBRE A HIPERDIGI

Informações Importantes sobre nossos serviços


Tecnologia em Gestão de Documentos

Os serviços podem ser executados na sede do cliente ou na sede da HiperDigi;

O software de Gestão dos Documentos digitalizados pode ser instalado para o cliente;

Nos serviços já estão inclusos o fornecimento de todo o pessoal especializado, equipamentos e software para a realização do serviço de digitalização;

As imagens dos documentos digitalizados ficam armazenadas em total segurança nas nuvens, em servidor próprio da Hiperdigi.

Para a instalação do software VDOCS para a Gestão dos Documentos digitalizado é cobrada uma taxa mensal relativa ao suporte técnico e atualizações cujo valor será definido com base no número de computadores a terem acesso ao sistema de GED.

Qual o Preço dos Serviços?

O preço total dos serviços é feito com base em avaliação técnica realizada por profissionais da HiperDigi e depende dos serviços adquiridos pelo cliente. 

Informações sobre a quantidade de documentos a digitalizar e suas características, quantidade de caixas a serem custodiadas, fornecimento ou não de software, entre outras coisas, influenciarão diretamente no cálculo dos preços a serem cobrados.

Conheça alguns clientes importantes

Saiba a quem a HiperDigi oferece os seus serviços e soluções.

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